Отчет о проделанной работе управления документационного обеспечения за 2010 год

Отчет о результатах работы Управления документационного обеспечения за 2010 год

 

Управление документационного обеспечения (далее - Управление) решает следующие задачи в деятельности Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики (далее – Народное Собрание):

1) обеспечение документирования деятельности Народного Собрания;

2) организация работы с документами в Народном Собрании;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности решались с помощью выполнения следующих функций:

- разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;

- копирование и тиражирование документов;

- контроль качества подготовки и оформления документов;

- соблюдение установленной процедуры согласования и утверждения документов;

- составление и утверждение в установленном порядке типовых указателей рассылки;

-  рассылка принятых Народным Собранием, Президиумом Народного Собрания документов согласно указателям рассылки;

- обработка поступающих и отправляемых документов;

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов;

- организация работы с обращениями граждан.

Задачи организации работы с документами в учреждении решались выполнением следующих функций:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота Народного Собрания);

- систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

- передача документов на государственное хранение в Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики.

Для решения задачи совершенствования форм и методов работы с документами была проделана следующая работа:

- разработка и переработка нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников Народного Собрания;

       - методическое руководство и контроль соблюдения установленных правил работы с документами в Народном Собрании;

         - консультирование по вопросам работы с документами;

- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов;

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации;

- постановка задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами;

- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

За отчетный период была разработана новая номенклатура дел Народного Собрания на 2011-2015 годы в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.

Подготовлен и утвержден Сборник образцов документов Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики. Процесс подготовки и оформления документов Народного Собрания приведен в соответствие с требованиями сборника и ГОСТ Р 6.30-2003.

В целях осуществления оперативного поиска запрашиваемых документов в протоколах заседаний Парламента республики оглавления всех сессий Народного Собрания на бумажном носителе были переведены в электронный вид, работники Управления были обучены работе по поиску документов.

В Управлении ведутся реестры законов Карачаево-Черкесской Республики с указанием источников опубликования, постановлений Народного Собрания, постановлений Президиума Народного Собрания, распоряжений Председателя Народного Собрания, ведется оформление протоколов и стенограмм заседаний Народного Собрания.

Ведется работа в программе «Архивное Дело», предназначенной для учета и хранения дел документов, вышедших из оперативного делопроизводства.

За 2010 год была произведена следующая работа:

- техническая поддержка программного обеспечения;

- получение и привязывание очередных версий системы;

- обновление версий системы;

- установка и администрирование операционных систем;

- пополнение электронного архива документов Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики;

- настройка системы «Архивное Дело» (формирование справочников, настройка системных параметров, ведение учетных записей пользователей данной системы);

- обеспечение разграничения доступа к базе данных системы;

- обучение пользователей работе с функционалом прикладных систем.

Автоматизированы следующие процессы:

- прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам;

- создание новых архивных регистрационных карточек документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.

         Автоматизированы следующие функциональные обязанности работников Управления документационного обеспечения:

- составление номенклатуры дел;

- систематизация дел и документов в архиве;

- быстрый поиск дел по значениям их реквизитов (по установленному критерию отбора);

- формирование и оформление дел для последующей их передачи на архивное хранение;

- проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению).

         За отчетный период осуществлен массовый перевод бумажных дел и документов в электронный вид, отсканировано порядка 36 000 страниц. Электронные образы отсканированных документов прикреплены к их архивным регистрационным карточкам. Результаты сканирования и распознавания сохраняются на сервере. Обеспечен как локальный, так и удаленный доступ пользователя к электронному архиву, при этом права доступа пользователей к информации разграничены в зависимости от их полномочий.

За отчетный период в электронный вид переведены нормативные документы Народного Собрания с 2002 года по 2007 год.

Создание электронного архива документов обеспечивает надежность хранения информации; сводит к минимуму потери информации; сокращает время на поиск документов; позволяет знать о местонахождении оригинала документа и проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником; обеспечивает достоверность информации и предоставляет сведения о том, кто является автором последних изменений.

В 2010 году было осуществлено документационное обеспечение депутатов и приглашенных к 8 заседаниям Народного Собрания, на которых были приняты 91 закон и 287 постановлений. Также Управлением обеспечивалось документационное обеспечение 7 заседаний Президиума Народного Собрания, на которых принято 256 постановлений. Велись стенограммы хода работы 8 сессий Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики, оформлены протоколы заседаний Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики и его Президиума. Протоколы сформированы в дела типографским способом в соответствии с номенклатурой дел Народного Собрания.

Управлением обеспечивалось своевременное представление принятых законов для подписания Президенту республики, а также постановлений на подпись Председателю Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики. После подписания осуществлялась своевременная рассылка принятых документов согласно указателям рассылки.

Управлением также осуществлялась выдача заверенных копий законов Карачаево-Черкесской Республики и постановлений Народного Собрания, а также выписок из указанных документов по запросам в соответствии с резолюцией Председателя.

Государственными гражданскими служащими Управления оказывалась методическая и информационная помощь депутатам и работникам аппарата Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики.

Осуществлялась проверка правильности оформления проектов постановлений, законодательных актов, распоряжений и других документов на соответствие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», требованиям, указанным в Сборнике образцов документов Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики, утвержденном распоряжением Председателя Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики от 01 февраля 2010г. № 14р, Инструкции по работе с документами в Народном Собрании Карачаево-Черкесской Республики, утвержденной распоряжением Председателя Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики от 01 февраля 2010г. № 13р.

Управление занималось подготовкой рабочих папок с материалами для работы на заседаниях Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики.

Кроме того, специалистами Управления напечатано 9342  документа, в том числе: почетные грамоты Президиума - 2123, почетные грамоты Народного Собрания – 48; постановления Президиума - 256, распоряжения Председателя и его заместителя – 330 и другие документы, поступившие из Организационного управления и Управления делами. Также выполнялись печатные работы для депутатов Народного Собрания. Учет выполнения машинописных работ ведется в специальном журнале.

За отчетный период отделом по работе с входящей и исходящей корреспонденцией, письмами и жалобами принято и зарегистрировано 3239 документов. Осуществлялись учет и рассылка исходящей корреспонденции Парламента республики – 20732 документа, в т.ч. от комитетов Народного Собрания- 2162, от управлений – 18520, от депутатов – 50. В 2010 году в Парламент республики поступило 35 писем и обращений граждан, из которых 30 рассмотрены, заявителям даны ответы и обращения сняты с контроля.

Специалистами Управления (секретарями приемных) выполнялись следующие функции:

- учет входящей и исходящей корреспонденции в комитетах Народного Собрания;

-контроль исполнения документов;

- ведение дел согласно номенклатуре дел комитетов;

- подшивка газет и журналов;

- организация телефонных переговоров руководителей;

- прием и передача телефонограмм и факсов;

- обеспечение явки депутатов на заседания комитетов;

- подготовка материалов к заседаниям  комитетов;

- ведение журнала регистрации приема граждан.

Управлением проведена подписка Народного Собрания на газеты и журналы на 2-е полугодие 2010г. и 1-е полугодие 2011г.

Для повышения эффективности работы Управление вносит нижеследующее предложение.

В соответствии со статьями 13, 15 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 04 декабря 2006г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы для хранения и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Архивы создаются в составе служб документационного обеспечения в целях своевременного приема завершенных дел согласно номенклатуре дел от структурных подразделений ежегодно в конце года, обеспечения их учета, сохранности до передачи дел на постоянное хранение в Государственный архив. Создаваемым архивам должны предоставляться помещения, отвечающие требованиям хранения архивных документов.

Первые экземпляры (оригиналы) документов Народного Собрания хранятся в кабинетах Управления, не соответствующих вышеуказанным условиям. Документы размещены  в обычных шкафах в несколько рядов, что затрудняет доступ к ним при поиске. На сегодняшний день все имеющиеся в Управлении шкафы переполнены документами и необходимо решить вопрос об определении места для хранения документов, которые будут приняты Народным Собранием с 2011 года. Кроме того, завершенные дела, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений Народного Собрания, должны согласно номенклатурам дел структурных подразделений передаваться в архив Народного Собрания. Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 04 декабря 2006 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» и основными правилами архивов организаций требует утвердить положение об архиве Народного Собрания, что не представляется возможным в связи с отсутствием последнего.

В связи с этим Управление просит по возможности решить вопрос по предоставлению Управлению помещения, отвечающего требованиям хранения архивных документов.

 

Начальник Управления                                                    Р.М. Эльканова

data-yashareType="none" data-yashareQuickServices="yaru,vkontakte,facebook,twitter,odnoklassniki,moimir,lj,friendfeed,moikrug,gplus,surfingbird">
Сайт разработан ООО "ИВК Нарттел"