Отчет о проделанной работе управления документационного обеспечения за 2009 год

Отчет о результатах работы Управления документационного обеспечения за 2009 год

 

Управление документационного обеспечения (далее - Управление) решает следующие задачи в деятельности Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики (далее – Народное Собрание):

1) обеспечение документирования деятельности Народного Собрания;

2) организация работы с документами в Народном Собрании;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности решались с помощью выполнения следующих функций:

- разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;

- копирование и тиражирование документов;

- контроль качества подготовки и оформления документов;

- соблюдение установленной процедуры согласования и утверждения документов;

- составление и утверждение в установленном порядке типовых указателей рассылки;

- рассылка принятых Народным Собранием, Президиумом Народного Собрания документов согласно указателям рассылки.

Задачи организации работы с документами в учреждении решались выполнением следующих функций:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота Народного Собрания);

- систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

- передача документов на государственное хранение в Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики.

Для решения задачи совершенствования форм и методов работы с документами была проделана следующая работа:

- разработка и переработка нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников Народного Собрания;

       - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в Народном Собрании;

         - консультирование по вопросам работы с документами;

- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов;

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации;

- постановка задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами;

- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

За отчетный период была разработана номенклатура дел Народного Собрания, подготовлены изменения в Инструкцию по работе с документами Народного Собрания, процесс подготовки и оформления документов Народного Собрания приведен в соответствие с требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003, подготовлен к утверждению Сборник образцов документов Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики, выпущена брошюра «Памятка секретаря».

В настоящее время совместно с Правовым управлением разрабатываются методические указания по оформлению служебных писем в Народном Собрании, содержащие классификацию служебных писем, а также образцы различных видов писем.

Управление было обеспечено компьютерной техникой.

В целях осуществления оперативного поиска запрашиваемых документов в протоколах (дело 15-01) оглавления всех сессий Народного Собрания на бумажном носителе были переведены в электронный вид, работники Управления были обучены работе по поиску документов.

Был составлен реестр законов Карачаево-Черкесской Республики с указанием источников опубликования, введена новая форма оформления протоколов и стенограмм заседаний Народного Собрания, а также изменен подход к лингвостилистическому оформлению текстов стенограмм.

Было приобретено и внедрено программное обеспечение «Архивное Дело», предназначенное для учета и хранения дел документов, вышедших из оперативного делопроизводства.

За 2010 год была произведена следующая работа:

- техническая поддержка программного обеспечения;

- получение и привязывание очередных версий системы;

- обновление версий системы;

- установка и администрирование операционных систем;

- внедрение программного обеспечения «Архивное Дело», предназначенного для учета и хранения дел документов, вышедших из оперативного делопроизводства;

- создание электронного архива документов Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики с 1990 года;

- настройка системы «Архивное Дело» (формирование справочников, настройка системных параметров, ведение учетных записей пользователей данной системы);

- обеспечение разграничения доступа к базе данных системы.

- обучение пользователей работе с функционалом прикладных систем.

Автоматизированы следующие процессы:

- прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам;

- создание новых архивных регистрационных карточек документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.

         Автоматизированы следующие функциональные обязанности работников Управления документационного обеспечения:

- составление номенклатуры дел;

- систематизация дел и документов в архиве;

- быстрый поиск дел по значениям их реквизитов (по установленному критерию отбора);

- формирование и оформление дел для последующей их передачи на архивное хранение;

- проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению).

         За отчетный период осуществлен массовый перевод бумажных дел и документов в электронный вид, отсканировано порядка 30 000 страниц. Электронные образы отсканированных документов прикреплены к их архивным регистрационным карточкам. Результаты сканирования и распознавания сохраняются на сервере. Обеспечен как локальный, так и удаленный доступ пользователя к электронному архиву, при этом права доступа пользователей к информации разграничены в зависимости от их полномочий.

Электронный архив документов Народного Собрания создан с 1990 года по 2002 год, с 2008 года по настоящее время. Сейчас ведется работа по созданию архива с 2002 года по 2007 год.

Электронные архивы призваны значительно упростить работу с документами и повысить эффективность использования информационных ресурсов. Организация доступа к информации, хранящейся в электронных архивах, является важной задачей автоматизации архивного делопроизводства.

Создание электронного архива документов обеспечивает надежность хранения информации; сводит к минимуму потери информации; сокращает время на поиск документов; позволяет знать о местонахождении оригинала документа и проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником; обеспечивает достоверность информации и предоставляет сведения о том, кто является автором последних изменений.

В 2009 году было осуществлено документационное обеспечение депутатов и приглашенных к 11 заседаниям Народного Собрания, на которых были приняты 101 закон и 355 постановлений. Также Управлением обеспечивалось документационное обеспечение заседаний Президиума Народного Собрания, на которых принято 271 постановление. Велись стенограммы хода работы 11 сессий Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики и оформлены протоколы заседаний Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики и его президиума. Протоколы сформированы в дела типографским способом в соответствии с номенклатурой дел Народного Собрания.

Управлением обеспечивалось своевременное представление принятых законов для подписания Президенту республики, а также постановлений на подпись Председателю Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики. После подписания осуществлялась своевременная рассылка принятых документов согласно указателям рассылки.

Управлением также осуществлялась выдача заверенных копий законов Карачаево-Черкесской Республики и постановлений Народного Собрания, а также выписок из указанных документов по запросам в соответствии с резолюцией Председателя.

Государственными гражданскими служащими Управления оказывалась методическая и информационная помощь работникам аппарата Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики.

Осуществлялась проверка правильности оформления проектов постановлений, законодательных актов, распоряжений и других документов на соответствие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», требованиям, указанным в Сборнике образцов документов Народного Собрания Карачаево-Черкесской Республики за 2001 год, Инструкции по работе с документами в Народном Собрании Карачаево-Черкесской Республики, а также в распоряжении Председателя Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики от 27 февраля 2009 г. № 39р «О стандартном оформлении нормативных правовых актов Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики».

Управление занималось подготовкой рабочих папок с материалами для работы на заседаниях Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики.

Кроме того, специалистами управления напечатан 5071 документ, в том числе: почетные грамоты Президиума -1020, почетные грамоты Народного Собрания – 20; постановления Президиума -238, распоряжения Председателя – 132 и другие документы, поступившие из Организационного управления и Управления делами. Также выполнялись печатные работы для депутатов Народного Собрания.

Специалисты Управления (секретари приемных) вели учет входящей и исходящей корреспонденции в комитетах Народного Собрания, оформляли постановку документов на контроль и следили за сроками их исполнения; следили за надлежащим хранением служебных документов, справочной литературы, периодических изданий, вели подшивку газет и журналов; организовывали телефонные переговоры руководителей, принимали и передавали телефонограммы и факсы; вели работу с депутатами-членами комитетов, обеспечивали их явку на заседания комитетов, занимались подготовкой материалов на заседания комитетов; вели учет лиц, обращавшихся к руководителям через приемную или по телефону, обеспечивали приглашение к ним должностных лиц и вели журнал регистрации приема граждан.

Для повышения эффективности работы Управление вносит нижеследующее предложение.

В соответствии со статьями 13, 15 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 04 декабря 2006 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы для хранения и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Архивы создаются в составе служб документационного обеспечения в целях своевременного приема завершенных дел согласно номенклатуре дел от структурных подразделений ежегодно в конце года, обеспечения их учета, сохранности до передачи дел на постоянное хранение в Государственный архив. Создаваемым архивам должны предоставляться помещения, отвечающие требованиям хранения архивных документов.

Первые экземпляры (оригиналы) документов Народного Собрания хранятся в кабинетах Управления, не соответствующих вышеуказанным условиям. Документы размещены не на стеллажах, а в обычных шкафах в несколько рядов, что затрудняет доступ к ним при поиске. На сегодняшний день все имеющиеся в Управлении шкафы переполнены документами и необходимо решить вопрос об определении места для хранения документов, которые будут приняты Народным Собранием с 2010 года. Кроме того, завершенные дела, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений Народного Собрания, должны согласно номенклатурам дел структурных подразделений передаваться в архив Народного Собрания. Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 04 декабря 2006 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» требует утвердить положение об архиве Народного Собрания, что не представляется возможным в связи с отсутствием последнего.

В связи с указанным Управление просит по возможности решить вопрос по предоставлению Управлению помещения, отвечающего требованиям хранения архивных документов.

Начальник Управления                                                    Р.М. Эльканова

data-yashareType="none" data-yashareQuickServices="yaru,vkontakte,facebook,twitter,odnoklassniki,moimir,lj,friendfeed,moikrug,gplus,surfingbird">
Сайт разработан ООО "ИВК Нарттел"